Kegiatan Belajar 2: Menerapkan Komunikasi Daring – Melaksanakan Komunikasi Daring Asinkron

B. Uraian Materi
Untuk berkomunikasi dengan mitra bicara di samping atau di depan Anda, Anda dapat melakukannya secara langsung tanpa memerlukan perangkat apapun. Tetapi ketika Anda ingin berkomunikasi dengan mitra bicara yang berada di ruang sebelah, ada prasyarat agar Anda dapat melakukan secara langsung. Demikian pula halnya dengan komunikasi daring atau komunikasi virtual. Oleh karena itu, dalam pembahasannya, akan didahulukan komunikasi daring tak serempak atau komunikasi daring asinkron.

1. Bentuk Komunikasi Daring Asinkron: e-mail

Komunikasi daring tak serempak atau komunikasi asinkron adalah komunikasi menggunakan perangkat komputer dan jaringan Internet yang dilakukan secara tunda. Jenis komunikasi asinkron antara lain e-mail, forum, blog, jejaring sosial (social network) dan website. Di dalam buku ini, hanya akan dibahas penggunaan e-mail sebagai salah satu bentuk komunikasi asinkron. Alamat e-mail merupakan bagian dari identitas di dunia maya. Hampir seluruh layanan daring mensyaratkan kepemilikan e-mail untuk dapat mengakses layanan tersebut.

E-mail singkatan dari electronic-mail yang berarti surat elektronik disingkat surel. Lebih khusus, e-mail adalah cara pengiriman data, file teks, foto digital, file audio, dan video dari satu komputer ke komputer lainnya dalam jaringan Internet. Kelebihan e-mail dibandingkan surat biasa.

• e-mail akan langsung terkirim ke alamat tujuan dalam waktu yang singkat
• e-mail dapat menampung lampiran (attachment) berupa file digital
• Sebagian besar e-mail tidak memerlukan biaya selain untuk koneksi Internet 

Dari segi layanan, terdapat e-mail gratis dan e-mail berbayar.

• E-mail gratis adalah kegiatan surat menyurat melalui jaringan Internet tanpa mengeluarkan biaya dalam penggunaannya. Pada umumnya biaya yang diperlukan hanyalah biaya untuk membayar sambungan Internet. Walaupun kadang terdapat layanan tambahan yang berbayar, misalkan surat elektronik ke telepon genggam, kadang pembayarannya ditagih per pengiriman. Contoh E-mail Gratis adalah : Yahoo! mail, Gmail , Livemail, Hotmail, dll
• E-mail berbayar adalah kegiatan surat-menyurat melalui jaringan Internet yang dikenai biaya tambahan. Anda diwajibkan membayar untuk berlangganan e-mail dengan layanan yang tidak didapatkan pada e-mail gratis. Sebagai contoh yahoo! mail plus dengan berbagai layanan tambahan, antara lain: tambahan kapasitas e-mail, perlindungan terhadap virus, bebas iklan, dan berbagai layanan tambahan lainnya. 

Salah satu penyedia layanan email tidak berbayar adalah Gmail. Gmail merupakan salah satu layanan yang disediakan oleh Google. Berikut ini merupakan beberapa fasilitas yang dimiliki oleh Gmail.

• Mempunyai kapasitas penampungan e-mail yang besar. Secara terus-menerus kapasitas penampungan tersebut selalu ditambah.
• Mempunyai fasilitas pencarian (search) untuk membantu proses pencarian
• e-mail tertentu dalam penampungan e-mail Anda.
• Mendapatkan akses aplikasi Google lainnya, antara lain

• Google Drive

Aplikasi ini memungkinkan Anda untuk membuka lampiran dokumen secara langsung tanpa mengunduh terlebih dahulu.

• Google Talk

Memungkinkan sesama pengguna Gmail untuk berkomunikasi secara sinkron.

• Google Calendar

Memungkinkan Anda untuk mengagendakan berbagai kegiatan.

• Mendapatkan layanan POP dan Forwarding

POP (Post Office Protocol) adalah layanan untuk mengunduh e-mail dari Gmail ke komputer pribadi sehingga dapat Anda baca secara luring (offline).Forwarding adalah fasilitas untuk meneruskan e-mail yang masuk ke Gmail ke e-mail lain secara otomatis.

2. Membuat alamat e-mail 

Mempertimbangkan berbagai fasilitas yang dimiliki oleh Gmail, dalam proses pembelajaran ini, digunakan Gmail sebagai media berkomunikasi daring asinkron. Untuk mendapatkan layanan Gmail, Anda harus membuat akun Gmail dengan mengikuti langkah-langkah berikut

• Bukalah perambah Internet (browser) Anda, lalu pada bagian address bar ketikkan “gmail.com” dan tekan tombol enter.
• Kemudian setelah halaman gmail.com terbuka, klik tombol “buat akun”.

 c. Isilah semua kolom isian dengan biodata diri Anda.

- Pada “Pilih nama pengguna Anda” isilah sesuai dengan nama pengguna yang diinginkan. Isian ini, digabungkan dengan @gmail.com, nantinya akan menjadi alamat e-mail yang digunakan dalam berkomunikasi dengan orang lain. Sebagai contoh, si Ali menggunakan nama pengguna ali2015, maka Ali mempunyai alamat email ali2015@gmail.com.
Nama pengguna terdiri atas 6 – 20 karakter yang merupakan gabungan dari angka, huruf, dan tanda titik (.). Jangan gunakan spasi dalam pengisian nama pengguna. Bila nama pengguna yang Anda isikan telah digunakan oleh orang lain, Gmail akan memberitahukan dan meminta Anda untuk memilih nama pengguna yang lain. Contoh, si Ali inginmenggunakan nama pengguna ali2015, ternyata nama tersebut telah digunakan oleh orang lain. Maka Ali harus mengubah nama penggunanya, misalnya dengan menambahkan titik sehingga menjadi ali.2015. Jika nama ini belum ada yang memakai, Google akan menyetujui, dan Anda diminta untuk menentukan kata sandi (password).

- Klik ¡§Buat sandi¡¨ dan ketikkan kata sandi (password) yang ingin Anda gunakan. Pada kolom isian ¡§Konfirmasi sandi Anda¡¨ ketikkan kode sandi yang sama dengan kata sandi yang telah Anda isikan pada kolom isian sebelumnya. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa pengguna tidak lupa ataupun salah ketik saat mengisi kolom isian sandi. Jika Anda sulit mengingatnya, catatlah nama pengguna dan kata sandi di tempat yang mudah Anda capai, karena pasangan nama pengguna dan kata sandi diperlukan untuk mengakses kembali akun Anda.

- Pada bagian/kolom kode verifikasi (captcha = Completely Automated Public Turing test to tell Computers and Humans Apart), ketikkan sesuai dengan kode yang tertera, biasanya terdiri atas huruf atau kombinasi huruf dan angka. Jika Anda menjumpai kesulitan membaca kode verifikasi tersebut, tekan tombol refresh di samping kolom kode verifikasi tersebut, hingga Anda dapat membaca dengan jelas, kemudian mengisikannya ke dalam kolom yang tersedia.

d. Setelah berhasil, klik tombol ¡§Langkah berikutnya¡¨. Selanjutnya akan tampil halaman seperti berikut.

e. Untuk menambahkan foto profil pada akun Gmail yang telah Anda buat, klik tombol “Tambahkan Foto Profil”, maka halaman berikut ini akan ditampilkan.

Jika Anda bermaksud mengabaikan bagian ini dan langsung menuju ke langkah selanjutnya, Anda cukup menekan tombol “Langkah berikutnya”.

f. Klik tombol “Pilih foto dari komputer pengguna”. Kemudian melalui window “browse”, pilih foto yang ingin Anda jadikan sebagai foto profil di komputer pengguna. Namun jika ingin mengambil foto profil melalui webcam, Anda dapat melakukannya dengan menekan tombol “Kamera Web”.

g. Setelah halaman seperti gambar II.5 ditampilkan, klik tombol “Tetapkan sebagai foto profil”.

h. Klik tombol “Langkah berikutnya” dan akan tampil halaman seperti gambar II.6.

i. Klik tombol “Lanjutkan ke Gmail” maka halaman seperti gambar II.7 akan ditampilkan

j. Sampai pada tahap ini akun Gmail Anda sebagai pengguna telah siap untuk digunakan.

3. Menggunakan e-mail

Untuk lebih mengenal Gmail, berikut dijelaskan beberapa cara dan keterangan dalam menggunakan menu pada gmail. Menu yang paling sering digunakan adalah Tulis, Kotak Masuk, Pesan Terkirim, Draf, dan Spam.

Dari gambar dan paparan di atas, berikut ini akan dijelaskan bagaimana cara menggunakan menu-menu tersebut, mulai dari menu tulis, hingga mempelajari menu selengkapnya. a. Mengirim surat elektronik (surel) dengan e-mail

Untuk mengirimkan surel menggunakan e-mail, lakukan langkah-langkah berikut.

• Pilih menu tulis

• Keterangan kotak untuk menulis pesan

Disamping itu, Anda dapat juga menambahkan tujuan Carbon Copy (CC) dan Blind Carbon Copy

(BCC). Menu CC digunakan ketika Anda ingin orang lain yang bukan tujuan utama pengiriman email

untuk ikut membaca isi e-mail. Sedangkan BCC memiliki fungsi yang sama dengan CC,

namun penerima e-mail Anda yang lainnya tidak dapat melihat daftar penerima BCC.

•  Di dalam ikon terdapat beberapa tools:

b. Menerima surel dengan e-mail

Klik menu kotak masuk, maka akan terlihat tampilan di bawah ini.

Adapun menu ¡§Berbintang¡¨ digunakan untuk memberi status khusus pada pesan agar mudah ditemukan. Fitur ini biasanya digunakan untuk menandai e-mail yang penting. Untuk menghilangkan bintang sebuah pesan, klik pada gambar bintang redup „g di samping setiap pesan atau percakapan.

Adapun menu Penting digunakan untuk melihat pesan yang ditandai sebagai pesan yang penting.

Pesan yang ditandai dengan warna kuning merupakan ciri pesan penting yang ditandai oleh pengguna.

c. Melihat pesan terkirim

Klik menu pesan terkirim, maka tampilannya akan seperti gambar II.16.

d. Buram (Draft)

Menu buram (draft) berisi pesan yang tersimpan tetapi belum dikirim. Adapun tampilannya adalah seperti gambar II.17.

e. Lingkaran

Adapun menu lingkaran berisi grup yang Anda miliki di Google+. 

f. Selengkapnya

Menu selengkapnya berisi menu obrolan, semua pesan, spam, sampah, dan kategori.

4. Menggunakan Layanan Google Drive

Google Drive merupakan layanan berbagi file yang dimiliki oleh Google, dengan membuat akun gmail, Anda telah dapat mengakses fitur Google Drive. Google Drive memiliki beberapa fungsi, salah satunya adalah sebagai tempat untuk mem-back-up data, dan berbagi file yang telah diunggah sebelumnya.
Berikut adalah tampilan awal dari Google Drive yang di dalamnya terdapat banyak menu yang akan dijelaskan.

a. Menu Create

Berguna untuk membuat file atau folder secara daring tanpa menggunakan software aplikasi seperti Microsoft Office atau aplikasi lainnya. Terdapat pilihan jenis data yang dapat Anda buat, misalnya seperti folder, documents, presentation, spreadsheet, form, drawing.

b. Menu Unggah (Upload)

Menu upload digunakan untuk mengunggah file atau folder yang telah disimpan sebelumnya pada perangkat komputer, laptop, tablet, dsb.

Untuk menggunakan Google Drive, langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut

• Klik menu Upload.
• Jika tujuan pengguna mengunggah sebuah file, pilih submenu files.
• Jika tujuan pengguna mengunggah semua file dalam suatu folder, pilih submenu folder.
• Setelah itu akan muncul window baru berikut.

• Setelah memilih file atau folder yang ingin Anda upload, pilih tombol Open.
• Proses pengunggahan file atau folder akan dimulai.
• Setelah file diunggah, maka file Anda sudah tersimpan dalam Google Drive. Jika ingin membagikan file, Silakan klik Share.

• Lalu muncul tampilan berisi link alamat file.

• pengguna juga dapat mengatur hak akses terhadap file dengan memilih pengaturan sesuai keinginan ketika memilih submenu Change.

• Setelah memilih jenis hak akses yang diberikan pada file tersebut, pilih Save. Terakhir, pilih Done pada bagian paling bawah tampilan dan file yang telah berhasil dibagikan.

5. Tata krama (etiket) Komunikasi Asinkron

Komunikasi merupakan kegiatan yang melibatkan dua atau lebih orang, sehingga perlu diperhatikan tata cara serta tata krama (etiket) dalam melakukannya. Hal tersebut menjadi makin penting dalam tata krama berkomunikasi daring, karena kedua belah pihak tidak bertemu langsung, sehingga lebih rentan terhadap terjadinya salah paham. Beberapa contoh tata krama (etiket) dalam menuliskan informasi atau pesan antara lain sebagai berikut.

1. Gunakanlah bahasa yang baik dan sopan. Bedakan pemilihan kata sesuai hubungan Anda dengan penerima pesan. Saat berkirim pesan pada Guru atau atasan, gunakan bahasa yang formal. Saat berkirim pesan pada teman, Anda dapat menggunakan bahasa yang lebih santai.
2. Tidak menuliskan seluruh kalimat dengan huruf kapital. Dalam tata krama korespondensi elektronik, penulisan seluruh kalimat menggunakan huruf kapital berarti sama dengan berteriak/marah.
3. Tidak menggunakan jenis huruf (font) yang beragam. Gunakanlah font standar, dengan ukuran yang standar. Karena penggunaan font yang beragam akan menyulitkan pembacaan dan melelahkan mata.
4. Kejelasan penulisan subjek, gunakanlah subjek yang dapat langsung dimengerti oleh penerima e-mail Anda.
5. Perhatikan penerima CC, dan perhatikan juga penerima BCC e-mail Anda. Dianjurkan untuk mengirim CC ataupun BCC berdasarkan hak membaca e-mail tersebut.
6. Segera menanggapi pesan yang diterima. Beritahukanlah terlebih dahulu jika Anda membutuhkan waktu tambahan untuk membalas pesan.
7. Tidak meneruskan pesan yang tidak penting. Tidak semua orang menyukai lelucon atau gambar yang Anda kirimkan.

C. Rangkuman

• Komunikasi asinkron atau komunikasi takserempak adalah komunikasi menggunakan komputer dan layanan Internet yang dilakukan secara tunda
• Contoh penggunaan komunikasi asinkron o e-mail, forum, diskusi di web
• Pelaksanaan komunikasi harus sesuai dengan tata krama yang berlaku

D. Tugas
Dalam tugas ini Anda akan melanjutkan kelompok pada Kegiatan Belajar 1.
1. Buatlah e-mail untuk masing-masing anggota kelompok dan e-mail perusahaan.
2. Dengan memperhatikan tata krama mengirim e-mail, buat dan kirimkan e-mail untuk:

• menawarkan kerjasama ke perusahaan lain
• mengirimkan undangan rapat ke teman sekantor Anda
• Gunakan fitur starred mail, CC, dan BCC dalam e-mail Anda

3. Cari 3 contoh layanan e-mail selain gmail, sebutkan kelebihan, kekurangan serta layanan mana yang akan Anda gunakan untuk perusahaan Anda.
4. Cari 3 contoh layanan forum, daftar, dan lakukan posting di forum tersebut sesuai dengan etiket berkirim pesan.
5. Carilah 3 contoh layanan sharing online selain Google Drive, cari kelebihan dan kekurangan layanan tersebut, dan tentukan layanan yang akan digunakan oleh perusahaan Anda.

 E. Tes Formatif
1. Apakah yang dimaksud dengan komunikasi daring asinkron?
2. Apakah yang dimaksud dengan CC, BCC, Subject, dan Spam.
3. Tuliskan hal-hal yang harus diperhatikan dalam pengiriman e-mail.
4. Bandingkan tujuan penggunaan, serta kelebihan dan kekurangan e-mail dan forum.

F. Lembar Jawaban Tes Formatif
1. Komunikasi daring asinkron adalah
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
2. CC, BCC, Subject, dan Spam adalah
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
3. Hal yang harus diperhatikan dalam pengiriman e-mail adalah
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
4. Bandingkan tujuan penggunaan serta kelebihan dan kekurangan e-mail dan forum.
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................

 ..................................................................................................................................
...................................................................................................................................
G. Lembar Kerja Siswa
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................