#Pembelajaran Simulasi dan Komunikasi Digital (SIMKOMDIG): Pelajaran 8

Perkenalan
Mail Merge adalah alat yang memungkinkan Anda dengan mudah membuat beberapa surat, label, amplop, nametags, dan lainnya menggunakan informasi yang disimpan dalam daftar, database, atau spreadsheet. Pada pelajaran ini, Anda akan belajar bagaimana menggunakan Mail Merge Wizard untuk membuat sumber data dan surat serta fitur lainnya. Saksikan video berikut ini untuk mengentahui lebih lanjut mengenai mail merge

Video YouTube

Ketika Anda menggunakan Mail Merge, Anda memerlukan dokumen Word (Anda bisa mulai dengan yang sudah ada atau membuat yang baru) dan daftar penerima, yang biasanya merupakan Excel Workbook. Jika Anda ingin mencobanya pada pelajaran ini, Anda dapat mengunduh contoh lampiran Surat (dokumen Word) dan Daftar penerima (workbook Excel) di bawah ini.

Menggunakan Mail Merge:

1. Buka dokumen Word yang sudah ada, atau membuat baru.

2. Klik tab Mailings.

3. Klik perintah Start Mail Merge.

4. Pilih Step by Step Mail Merge wizard.

Jendela Mail merge task pane muncul dan akan memandu Anda melalui enam langkah utama.

Berikut ini adalah contoh cara membuat surat dan menggabungkan surat dengan daftar penerima.

Langkah 1:

1. Pilih jenis dokumen yang ingin Anda buat. Dalam contoh ini, pilih Letters.

2. Klik Next: Starting document untuk pindah ke Step 2.

Langkah 2:

1. Pilih Use the current document

2. Klik Next: Select Recipients untuk pindah ke Step 3.

Langkah 3:

Sekarang Anda harus memiliki daftar alamat sehingga Word secara otomatis dapat menempatkan setiap alamat ke dalam dokumen. Daftar dapat berada di file yang sudah ada, seperti Excel , atau Anda dapat mengetik daftar alamat baru dari dalam Mail Merge Wizard.

1. Dari Mail Merge task pane, pilih Use existing list , lalu klik Browse.

2. Cari file Anda di kotak dialog (cari di folder lokasi file), kemudian klik Open.

3. Jika daftar alamat dalam Excel, pilih worksheet yang berisi daftar, lalu klik OK.

4. Dalam kotak dialog Mail Merge Recipients, Anda dapat mencentang atau hapus centang setiap penerima untuk mengontrol mana yang yang akan digabungkan. Setelah selesai, klik OK untuk menutup kotak dialog.

5. Dari Mail Merge task pane, klik Next: Write your letter untuk pindah ke Step 4.

Jika Anda tidak memiliki daftar alamat yang ada, Anda dapat mengklik tombol Type a new list dan klik Create. Anda kemudian dapat mengetik daftar alamat Anda.

Langkah 4:

Sekarang Anda siap untuk menulis surat Anda. Ketika dicetak, setiap salinan dari surat itu pada dasarnya akan sama, kecuali Data penerima seperti nama dan alamat, masing-masing akan berbeda. Anda harus menambahkan placeholder untuk data penerima sehingga Mail Merge tahu persis di mana untuk menempatkannya. Jika Anda menggunakan Mail Merge dengan surat yang sudah ada, pastikan file sedang terbuka.

Menyisipkan data penerima:

1. Tempatkan titik penyisipan di dokumen di mana Anda ingin informasi tersebut muncul.

2. Pilih Address block, Greeting line, Electronic postage , atau More items dari panel.

3. Tergantung pada pilihan Anda, sebuah kotak dialog akan muncul dengan berbagai pilihan. Pilih opsi yang diinginkan, lalu klik OK.

4. Sebuah placeholder muncul dalam dokumen Anda (misalnya: «Block»).

5. Ulangi langkah ini setiap kali Anda harus memasukkan informasi dari record data Anda.

6. Dari tugas pane Mail Merge, klik Next: Preview your letters untuk pindah ke Step 5.

Untuk beberapa huruf, Anda hanya perlu menambahkan Address block dan Greeting line. Kadang-kadang, bagaimanapun, Anda mungkin ingin menempatkan data penerima pada tubuh surat agar lebih personal.

Langkah 5:

Pratinjau surat untuk memastikan informasi dari daftar penerima muncul dengan benar dalam surat. Anda dapat menggunakan panah gulir kiri dan kanan untuk melihat setiap dokumen.